Ο υπεύθυνος επεξεργασίας για την εμπορική σχέση, τα επίσημα στοιχεία επικοινωνίας και τυχόν ΥΠΔ/DPO θα δηλωθούν μετά από νομική επιβεβαίωση. Για δεδομένα εργαζομένων, οι ρόλοι πελάτη και THPaul θα εξειδικεύονται στη Σύμβαση Επεξεργασίας Δεδομένων.
1. Κατηγορίες δεδομένων
Στοιχεία λογαριασμού και εταιρικής ιδιότητας, memberships και ομάδες, προσκλήσεις, τεχνικά στοιχεία ασφάλειας συνεδρίας σε κατακερματισμένη μορφή, audit events, περιεχόμενο και ιδιωτικά media που εισάγει η εταιρεία, read receipts και RSVP, καθώς και στοιχεία παράδοσης transactional email.
2. Σκοποί
Παροχή και ασφάλεια της υπηρεσίας, έλεγχος πρόσβασης, απομόνωση εταιρειών, onboarding, αποστολή απαραίτητων transactional emails, λειτουργία ανακοινώσεων και events, υποστήριξη, έλεγχος συμβάντων και privacy-safe συγκεντρωτικές μετρήσεις.
3. Νομικές βάσεις
Οι κατάλληλες νομικές βάσεις ανά ροή, ο επιμερισμός ρόλων υπευθύνου/εκτελούντος και οι υποχρεώσεις ενημέρωσης εργαζομένων πρέπει να επιβεβαιωθούν από τον πελάτη και Έλληνα νομικό πριν οριστικοποιηθεί η πολιτική.
4. Αποδέκτες και πάροχοι
Η εφαρμογή χρησιμοποιεί υποδομή φιλοξενίας και βάσης δεδομένων, ιδιωτική αποθήκευση media και πάροχο SMTP ή sandbox για transactional emails. Οι ακριβείς συμβατικές οντότητες, τοποθεσίες επεξεργασίας, μεταφορές και υποεπεξεργαστές θα καταχωριστούν από την THPaul μετά από συμβατικό έλεγχο· δεν τεκμαίρονται από τα εμπορικά ονόματα υπηρεσιών.
5. Χρόνοι διατήρησης
Οι συνεδρίες έχουν τεχνική λήξη επτά ημερών και μπορούν να ανακληθούν νωρίτερα. Προσκλήσεις και σύνδεσμοι ανάκτησης έχουν δική τους λήξη. Δεν έχει ακόμη εγκριθεί συνολικός πίνακας διατήρησης για λογαριασμούς, περιεχόμενο, audit logs, outbox και backups· θα οριστεί ανά σκοπό, νομική υποχρέωση και συμβατική ανάγκη πριν το κείμενο καταστεί οριστικό.
6. Ασφάλεια
Χρησιμοποιούνται server-side authorization, tenant scoping, ισχυρά hashes κωδικών, opaque sessions, MFA διαχειριστών, one-time expiring tokens, κρυπτογραφημένα payloads email, ιδιωτικά media και audit logging. Κανένα τεχνικό μέτρο δεν εξαλείφει κάθε κίνδυνο.
7. Δικαιώματα και αιτήματα
Η διαδικασία άσκησης δικαιωμάτων, επαλήθευσης αιτούντος, συνεργασίας με εταιρείες-πελάτες και υποβολής καταγγελίας στην αρμόδια εποπτική αρχή θα συμπληρωθεί με τα επιβεβαιωμένα στοιχεία επικοινωνίας και τις οδηγίες νομικού συμβούλου.